كيف تنجز اكثر في وقت اقل
التفكير
1 ل يوجد وقت كافي لعمل كل شئ ، تقبل هذه الحقيقة ببساطه . لذا من
الضروري التركيز على الشياء الكثر أهمية . وإذا فعلت ذلك فى كل من
عملك وحياتك الشخصية ، فإنك ستنجز أكثر بحسن إدارة الوقت .
2 صفى ذهنك . اهدأ . وركز على مهمتك . تجاهل أي شئ آخر . فالتوتر
الزائد يجعل مهمتك تبدو أصعب مما هى عليه . يمكنك التحكم فى صفائك
الذهنى بحيث ل تجعل الضغوط الخارجية تؤثر عليك . تفهم جيدا ما يجب
عليك فعله وقم به فى هدوء وراحة وثقة .
3 ل تحاول أن تنشد الكمال . فمن السهل أن تقع فى فخ المحاولت لجعل
العمل أفضل قليلً . لكن فى أغلب الحيان تؤثر محاولت تحسين العمل فى
النتيجة العامة ، بالضافة إلى زيادة استهلك الوقت والمجهود بدون داعى .
4 تقبل عيوب إنتاجك لنها طبيعة بشرية . فمن الغير مفيد لوم نفسك .
وعندما يقل معدل إنتاجك فإنك تحتاج للتوقف وإعادة التفكير . ل تفكر فى
محاولتك الفاشلة السابقة ، تقبلها لنها ببساطة طبيعة البشر . واصل
عملك .
5 تعامل مع مكان عملك كموقع للنتاج . هيئ ذهنك للتفكير فى مكتبك كمكان
لنجاز المهام ، فكر باستمرار بهذه الطريقة ، وستجد نفسك أكثر إنتاجا
كلما تواجدت هناك . خصص مكان آخر للعمال والحداث والنشطة القل
أهمية . وأجعل مكان عملك حصريا للنشطة الكثر أهمية .
التخطيط
6 ج هز قائ مة بالمهام ال تى ي جب إنجاز ها. أدرج ب ها كل الفكار ال تى ترد
لذهنك. تكمن الفكرة فى أن تدون كل شئ على الورق . ل تتوقف لصياغة
أسلوبك أو للتفكير فى أحد النقاط . كل ما عليك هو الستمرار فى كتابة
القائمة حتى تكتمل .
7 درج قائمتك تبعا للهمية . وأسهل طريقة للقيام بذلك هى تصنيف كل مادة
إلى ثلثة أقسام رئيسية :
أ عاجل وهام. ب هام وليس عاجل. ج ل هام ول عاجل.
النقاط ) أ ( هى الكثر أهمية لذلك تأخذ الولوية القصوى دائما .
والنقاط )ب ( تليها فى الهمية .
أما ) ج ( فل تستحق تضييع الوقت بها .
اتخاذ الوقت اللزم لتحديد الولويات سيساعدك على إنجاز المهام واحدة
تلو الخرى ، دون التوقف لتحديد أهمية الخطوات لنجاز المهمة .
8 خمن بإحساسك أكثر الخطوات أهمية ، فإنه نادرا ما يخذلك .
9 قم وببساطه بحذف أي خطوه غير هامة مدرجه بالقائمة . اسأل نفسك " ما
هو أسوأ ما يمكن حدوثه إن أسقطت هذه كليا من القائمة ؟ . وإن رأيت
أنك تستطيع تحمل النتائج دون خسارة ، احذفها فورا .
10 أجل المهام الغير ملحة لصالح الكثر إلحاحا . فليس من الضرورى عمل كل
شئ الن . أحيانا يعطل العمل من قبل الممولين أو المنفذين أو المستفيدين
أنفسهم . احذف ما استطعت ، ثم استغل هذا الوقت لتنفيذ الخطوات الكثر
إلحاحا لنجاز المهمة .
11 طور عادة تدوين خطه على الورق لنجاز المهام ، سواء كانت كبيرة أم
صغيرة . فالنجاح الذى يتمتع به الكثيرون يرجع إلى دقة تخطيط حياتهم .
ارسم طريقك ثم أسلكه هكذا ، عمل بسيط لكن فعال جدا .
12 استثمار الوقت عامل مطلوب لنجاز كل مهمة على قائمتك . احسب الوقت
اللزم لنجاز كل مهمة مثل السفر والمقابلت والتخطيط .. إلخ . ل تنسى
إضافة وقت ضائع للوقت الفعلى لنجاز هذه المهام .
13 توقف وفكر فيما تخطط له . كيف يمكن إنجازه بشكل أكثر فاعلية ؟
استغرق دقائق معدودة لتلخيص وبلورة وتبرير خططك . فالخلصة
البسيطة تغنيك عن ساعات من التردد .
14 حدد أهدافك . اكتبها واجعلها أمامك . حدد ما تعمل من أجله . سجل
أهدافك فى خطتك اليومية وارجع إليها باستمرار . ثم ضع تسلسل زمنى
منطقى لنجاز كل هدف .
15 ضع خطه مرنه لكل مشروع . سجل الهدف المراد إنجازه فى قمة القائمة .
يمكن تقييم كل مهمة إلى خطوات لكل منها ميعاد نهائى لنجازها . الفكرة
من الخطة المرنة هى أن تقسم الخطوات باستمرار لخطوات أصغر ، وفى
كل سلسلة قم بتدريج العمال حسب الهمية . تزودك الخطة المرنة بحلول
للمواقف الحرجة مما يؤدى مباشرة لنجاز مهمتك .
16 خطط لكل ساعة من عملك اليومى . حدد أوقات لمهام جدولك اليومى . أعطى
لكل مهمة الوقت اللزم لنجازها . استغل وقتك لمعالجة المور ذات الولوية .
وإذا انتهيت من المهمة مبكرا ، ابدأ مباشرة فى إنجاز التالية . استغل الوقات
التى تكون فيها فى ذروة طاقتك لنجاز المهام الكثر إلحاحا. وكلما أكثرت من
استعمال تقنية الوقت المحدد لكل مهمة ، كلما أصبحت أكثر مهارة فى تحديد
الوقت المطلوب .
17 استعد جيدا قبل كل اجتماع . ضع هدف محدد لكل اجتماع . أجعل
المجتمعين متوقعين بالضبط ما المطلوب من كل منهم . أخطرهم بجدول
العمال مسبقا، وبهذا يمكن أن يساهم كل الحاضرين بشكل أكثر فاعلية .
قبل نهاية الجتماع يجب أن يكون كل شخص قد أدى مهمته السابقة
ويكلف بمهمة جديدة . أظهر التزامك لقيمة أوقات الحاضرين بإنهاء
الجتماع فى الوقت المحدد .
18 ركز . حتى وإن كنت مطالب بإنجاز ) 101 ( مشروع ، يجب أن تعمل على
زيادة مجهودك . هناك الكثير من الغراءات التى تصرف انتباهك . الكثير
من الشياء الشيقة لتعملها والماكن لتذهب إليها والناس لتختلط بهم ،
فبإمكانك قضاء وقتك بعدة طرق أخرى . لكن إذا أردت أن تنجز فما عليك
إل أن تركز على ما هو أكثر أهمية ، هكذا ببساطه .
19 فى نهاية اليوم اقضي 10 دقائق للتحضير لعمل الغد . اكتب قائمة
بأولويات اليوم التالى مسبقا . سيوفر لك هذا وقتا ثمينا فى الصباح .
يمكنك أن تدخل مباشرة فى عملك دون الحاجة لعمل قوائم واختيارات .
إتباع هذه الستراتيجية يضمن لك استغلل اليوم من أوله والعمل على
إنجاز أكثر المهام أولوية .
20 حدد باستمرار الوقت اللزم لنجاز كل مهمة . عندما تبدأ فى إنجاز
المهام ، فإنك تحتاج للعمل دون أى عوائق وعندها ستشعر بحدوث النتائج
المطلوبة بشكل أسرع .
21 قسم الهداف إلى مهام أساسية . ل يهم إن كان الهدف كبيرا أم صغيرا . أى هدف قد
يبدو مثل حلم بعيد المنال حتى تبدأ فى تقسيمه إلى خطوات عمل صغيرة جدا يمكن أن
تبدأ بها فى الحال . تقسيم الهدف إلى مهام أساسية يجعلك تنجز خطوات توصلك إلى
ما كنت تحلم به . إذا فشلت فى عمل هذا، ستصبح أهدافك أحلما بعيدة المنال .
22 أعط كل مهمة الوقت الكافى لنجازها ، هذه هى الطريقة الصحيحة . إنك
تحتاج لنهاء المهمة بالشكل الصحيح من أول محاولة حتى ل تتعرض
لضغوط تسارع الوقت المحدد . فلن تستفيد شيئا من تكرار العمل مرتين .
23 حدد خطوات عملك قبل أن تبدأ . خذ وقتك فى عمل خلصة سريعة
للمشروع . قسمه إلى خطوات . وقم بتحديد الوقت . دقيقة واحدة من
التخطيط الفعال تغنيك عن ساعة من التفكير . فالتلخيص الجيد للمشروع
هو خريطتك لنجازه بنجاح .
24 عد ملف رئيسى لمواعيد التسليم النهائية . اعرف أين تقف فى أى وقت
فيما يتعلق بأى مشروع تنجزه . كن مدركا لماهية الخطوات ومتى يجب أن
تنجز. الغرض من ملف مواعيد التسليم النهائية هو أن يساعدك فى
اللتزام وتنظيم كل موعد نهائى بشكل مناسب . وعندما يبدو لك أن الموعد
النهائى ليس ببعيد ، فمن الفضل أن تبدأ فورا بالعمل على المشروع .
25 توقع ما ل يتوقع . انتبه للتأخيرات عندما يشترك معك آخرون بمشروعك
. إن خططت لها ستكون أقل إحباطا وقادرا على اللتزام بالموعد النهائى .
كن واضحا مع الخرين حول ما يجب أن يفعلوه ومتى ؟ لكن عليك إدراك
أنه ما من أحد غيرك ملزم بالنجاز . راجع بشكل دورى بدلً من النتظار
للدقائق الخيرة وهذه هى الوسيلة المثلى لتبقى على الطريق الصحيح .
26 ضع خططك لتطوير زيادة قليلة جدا فى معدل إنتاجك اليومى . التركيز على
التحسن القليل يؤدى إلى تحسن ثابت كل يوم . اتخذ قرارا رفع إنتاجك
الشخصى بنسبة مئوية صغيرة يوميا . قد يجعلك هذا حذرا فى التخطيط ،
لكن تزايد معدل النتاج سيكون كبيرا كما أنك ستصبح أكثر كفاءة .
27 ضع الخطط التفصيلية المكتوبة للمشاريع الكبر . أكتب خلصة تتضمن
نقاط تحدد اتجاه كل خطوه على طول الطريق . أجعل النقاط واضحة
ومفصله كما لو أنك تخطط لتنفيذ شئ آخر . إذا حصلت على المساعدة ،
يمكنك عمليا إنجاز خطوات إضافية. أما إذا كنت تقوم بالمشروع كله
بنفسك، فليس عليك أن تقف وسط العمل لتدرس الخطوة العملية القادمة .
28 أفسح وقتا إضافيا لبعض التأخيرات الروتينية المؤكدة الحدوث . عندما
15 % زيادة فى الوقت . : تحدد نشاطك اليومى إعطى نفسك من 10
القيام بمثل هذا التدبير للوقت سيجعلك أكثر فاعلية وأقل إرهاقا .
التنظيم
29 هيئ مكتبك لتقوم بأداء عالى وكفء. الكثير من الضوء الطبيعى بقدر
المستطاع، مساحة فارغة كافية على المكتب ، كرسى مريح ، وأى شئ
تحتاجه لداء المهمة المطلوبة على أكمل وجه .
30 ضع كل شئ فى مكانه . فى نهاية اليوم ، أفرغ مكتبك وارجع كل ملف أو
مستند لمكانه المعهود . بهذه الطريقة ستجد كل شئ فى مكانه عندما
تحتاجه فى المرة القادمة .
31 قبل أن تبدأ المشروع ، أحرص على توفر الساسيات أجمع كل المواد التى
تحتاج إليها مسبقا . بالنسبة للكاتب قد تكون هذه المواد مجموعة أبحاث .
وبالنسبة لعامل البناء قد تكون أدوات ومواد البناء التى يحتاجها . جهز ما
تحتاجه مسبقا لتندمج بالعمل دون انقطاع حتى تكمل مهمتك .
32 تفادى تكديس الورق فوق مكتبك . أحفظه لتعرف مكانه بالضبط . وقلل
عدد مرات استخدامك لكل ورقة .
33 استفد من كل المصادر القي مة ال تى أما مك . يمك نك العتماد على حدسك
الخاص للوصول إلى ما تحتاج ، دون تضييع الوقت فى البحث ومن
الفضل ال ستعانة ب سكرتير للب حث عن المعلومات . أشياء م ثل الرش يف
الحكومى والنترنت والدليل التجارى قد تكون ذو قيمة كبيرة كمصادر
للمعلومات دون تضييع الوقت . استخرج هذه المصادر .
ابدأ فوراً
34 قم اليوم بوضع قائمة للغد . يكون معظمنا أقل إنتاجا فى نهاية اليوم .
عندما ترى أن أكثر المهام صعوبة لهذا اليوم قد اكتملت، فإنه وقت
الستعداد لليوم التالى . من الفضل أن تحتفظ بجدول أعمالك فى ملف
مخططك اليومى أو تجمعها كلها على شكل كتيب . بهذه الطريقة سيكون
لديك دائما كل العمال والنشطة اليومية . تحضير جدول أعمالك فى وقت
سابق يجعلك تبدأ بداية أفضل فى يومك الجديد . ويجعلك أيضا تفكر
بالخطوات التالية .
35 ابدأ كل صباح على مكتب نظيف . وفى المساء قبل أن تنصرف تخلص من
أى تراكم للعمل . إن داومت على تنظيف مكتبك كعادة يومية ضمن عملك
اليومى ، ستقهر أى عقبه تؤدى إلى الفوضى وتمنعك من التفكير الواضح
المبدع . ببساطه ، ل يمكنك القيام بأداء مميز إذا واجهت كل من العمل
الكتابى ، ومجموعة من المهام التى يجب أن تنجز فى وقت واحد .
36 قم بعمل أبغض المهام أولً . وذلك عند ما تواجه بقائمة من المهام
الثقيلة ، قم بالكثر بغضا واحدة تلو الخرى . ستشعر بعد ذلك أن كل ما
يأتى لحقا سهل . وستشعر أنك ل تقهر باقى اليوم .
ابدأ فورا
37 . اتخذ شعار " قم بعملك الن " . وإن لم تبدأ فلن تنتهى . إذا
انتظرت انتظام بعض المور ، فقد تفقدها كلها . إنجاز بعض الخطوات كل
يوم يصل بك إلى تحقيق هدفك . ل تؤجل عملك . قم به الن .
38 كن دقيقا . طور دقة المواعيد إلى عادة . وفى وقت قصير جدا ستنجز أكثر من
غيرك ب 97 % . الدقة فى المواعيد ستجعلك تبدو ملتزما ويوفر لك الوقت
والمال . ويجعلك كذلك تحترم وقت الخرين . حضورك للعمل مبكرا يتيح لك
الفرصة للتعرف على الموظفين والمدادات الجديدة ، ويتيح لك وقتا للراحة ،
ووقت للستعداد الذهنى أو حتى على القل وقت لمراجعة ملحظاتك .
39 استفد من البداية المبكرة فى الصباح . استيقظ ساعة مبكرا عن المعتاد
وأستغل هذه الساعة للقيام بأفضل أداء . جرب هذا لمدة شهر وستدهش
لما يمكن أن تفعله هذه الساعة لك . إنها وسيلة سهلة لكسب فوائد مميزة.
40 ابدأ كل مشروع بخطوة إيجابية . ابدأ بعمل شئ هام وستشعر بالنجاز
الذى سيساعدك على إكمال يومك . ابدأ قائمتك اليومية بالمهام أو العمال
البسيطة وقم بوضع خطة عمل مفصلة للمهام الكثر تعقيدا . تذكر هذه
الفكرة البسيطة فى بداية كل مهمة أو مشروع وستبدأ بداية موفقه كل
مرة.
.
41 إذا توفر لديك وقت إضافى أعمل فيه على الخطوة الكثر أهمية . لنها هى التى
تعطيك القيمة العلى أو المردود الكبر . اسأل نفسك باستمرار
" ما هو الستثمار المثل لوقتى ، الن ؟ وعندها قم بأكثر العمال إنتاجية .
42 واصل التركيز على أي خطوة مهملة ذات أولوية . أعمل عليها باستمرار .
واصل العمل عليها بقدر ما تستطيع دون أن تشتت تركيزك، ل يهم مدى
صعوبتها أو بغضها أو التحدى الذى سيواجهك . وغالبا ما يتطلب ذلك أن تكون
ذو إرادة قوية ، ولكن النتيجة تستحق هذا العناء .
43 انتقل للخطوة التالية في الهمية على قائمتك. ركز انتباهك 100 % على هذه
المهمة حتى تكتمل . إذا ما أنجزتها أو بذلت فيها أقصى جهد ممكن ، انتقل إلى
المهمة التى تليها على قائمتك . واحدة تلو الخرى ، هكذا ستنهى مهماتك ،
وأعمل دائما على إنجاز الكثر أهمية .
44 أن جز المهام ال تى تعود عل يك بقي مة مميزة . إع طى المهام ال سهلة الباق ية ل من
يؤديها . وهذه وسيلة فعالة جدا لرفع معدل النتاج . قم بالمهام الرئيسية التى
ستنجزها أ نت ف قط بأفضل ما يم كن . مه ما كا نت مهار تك وتجرب تك وخبر تك
عليك استغللها عمليا ، بما تحتاجه المهمة . استثمر وقتك وخبرتك بحكمة .
دقق فى كل مهمة وقرر أى من المكانات المتاحة أكثر فاعلية لنجازها .
45 حول وقتك لفعال منتجة . حدد الوقت الذى تكون فيه أكثر إنتاجية ، استجمع كل
قوتك ، ثم قم بالعمل . استخدم الوقات القل فى معدلت النتاج للرد على
المكالمات الهاتفية أو إرسال الفاكسات أو للجتماعات وإدارة المناقشات. ل
يمكن لحد أن يحافظ على معدل إنتاج مرتفع طوال اليوم . يمكن السر فى أن
تعرف أكثر أوقاتك نشاطا . وتقوم فيها بما هو أكثر أهمية من متطلبات العمل .
46 استخدم الكمبيوتر بكفاءة . أتبع عادة كتابة الشياء مرة واحدة ثم قم بتحريرها
عند الضرورة على الشاشة . تجنب كتابة الملحظات التحضيرية باليد والتى
تحتاج لتسجيلها على الكمبيوتر فيما بعد . تعلم استخدام قواعد البيانات
ومخططات المشاريع وبرامج الجدولة وأى برنامج يفيد عملك وأداءك.
47 وفر وقتك . أنجز المهام بأقل الخسائر .كلما قلت الخطوات المطلوبة لنجاز
مهمة ما كلما كان أفضل . أعمل على رفع كفاءتك من خلل استقطاع دقائق أو
حتى ثوانى من أعمال روتينية . أنتبه إلى الخطوات المعقدة والغير هامة
والمبالغ بمعالجتها مما يضاعف العمل .
48 نوع من حجم المهام لتتفادى الجهاد . بدلً من تناول مشروعين فى أربعة
ساعات ، قم بواحد تلو الخر ، قسمهم إلى مهام تنجز كل واحدة فى 30 دقيقة
. حاول أن ترتب مهامك من الصغير للكبير ، عندها ستشعر بالنجاز وتكون أقل
خمولً فى آخر اليوم .
49 تحد نفسك لنهاء المهام المدرجة على جدول أعمالك . ابحث باستمرار عن أكثر
وأسرع وأفضل الوسائل إنتاجا للقيام بالمهام . ثم كافئ نفسك لزيادة معدل
النتاج .
50 أبذل جهدك لزيادة معدل التحسن . التحسن القليل والثابت فى المجهود والنتائج
ينتج عنه اختلف كبير على المدى البعيد . كل ما تحتاجه هو أن تحسن من
أدائك أكثر من المعتاد قليلً وباستمرار وعندهاستكون فى قمة ال 5% من
العاملين الكثر إنجازا .
51 طور أداءك فى العمل . ل تؤجل عمل اليوم إلى الغد . أبدأ فى العمل فورا
وستنجز خلل عشر سنوات ما ينجزه الخرون طوال حياتهم . قم بعملك الن
وستشعر بإحساس النجاز الرائع . كيفية استثمارك لوقتك تحدد نوعية حياتك
التى تصنعها .
52 حدد ما تريد إنجازه أكثر من أى شئ أخر . ما هى الخطوة الولى على قائمتك
أو الهدف الكثر أهمية والذى يجب إنجازه الن . تلك هى المهمة التى تحتاج
التركيز عليها . اتبع هذه الوسيلة أولً . وعندها تستطيع إنجاز كل ما تحتاجه ،
ولكن بشرط عمل كل مهمة على حدة .
53 قم بزيادة إنجازك بالنتقال فورا للمهمة التالية . كلما أنجزت مهمة تلو الخرى ،
كلما تضاعفت احتمالية زيادة إنتاجك . فالنجاح يولد نجاح . كل مهمة تنتهى
بنجاح تزيد من حماسك وتعزز من ثقتك لنجاز المزيد . كل إنجاز ناجح يعزز
من قدرتك على مواجهة التحدى التالى . قم بعمل كل خطوة على حده ثم انتقل
للتالية فورا .
54 حول أنشطتك اليومية الساسية إلى عادة قوية . فالعادة هى شئ تقوم به
تلقائيا ، دون تحكم العقل الواعى . كل واحد منا لديه مهام بغيضه أو مقيتة ،
ومع ذلك هامة . بمجرد أن تصبح عادة ، سيسهل تحملها . وليس عليك حينها
أن تتوقف وتفكر بها .
55 غير العادات القديمة عديمة الفائدة إلى عادات مفيدة . قرر أن تستثمر وقتك
بفاعلية أكثر ، وابدأ من اليوم وسيلحظ الخرون قدرتك على إنجاز الشياء
المهملة . سيقدرونك أكثر علوة على أنك تستطيع الستمتاع بوقت فراغك .
56 تخيل أن لديك نصف يوم فقط لنجاز عمل يوم كامل . ماذا ستفعل ؟ بماذا ستبدأ؟
ما الذى يجب أن يقدم وما يمكن أن يأتى لحقا؟ عندما تفاجأ بقلة الوقت المتاح
أمامك للعمل ، فإنك مضطر لوضع خطة على أعلى مستوى من الكفاءة .
وسائل وتقنيات وخطوات
فاعلة .
57 ابتعد عن المقاطعات الشخصية . عندما تؤدى عملك ، فإن آخر ما تحتاجه
هى التدخلت الغير ضرورية . يحدث أكبر إنجاز عند ازدياد حماسك
واندماجك بالعمل كلما اقتربت نحو النتيجة الناجحة . يمكن أن تعيق
المقاطعات نجاحك . لذا ل تدعها تحدث . استخدم وسائل عدم الزعاج مثل
علمات على الباب أو البريد الصوتى . وإن كنت مضطرا ابحث عن مكان
بعيد للعمل حيث ل يجدك الخرون . أو غير أوقاتك لتكون فى قمة نشاطك
حيث ل يكون وقت الذروة عند الخرين .
58 تعلم أن تتجاهل المهام التى ل تؤدى لنتائج . فما أسهل أن تشغل نفسك
بعمل أقل أهمية . إن كانت الخطوة غير هامة اليوم ، فل تضيع وقتك بها ،
كلما ابتعدت عن المهام القل إنتاجا ، كلما كنت منتجا .
59 الغ أى سفر غير ضرورى . استخدم التكنولوجيا الحديثة التى توفر الوقت.
إن كان فى المكان استخدام الهاتف أو الفاكس أو البريد اللكترونى
للتعامل مع قضايا اليوم الهامة . تجنب الزيارات الشخصية لتوفير المزيد
من الوقت ورفع معدل النتاج .
60 سجل أفكارك على مسجل ، أو استعمل برامج الصوت فى الكمبيوتر ، ثم
حرر الكلمات إلى صيغة ملئمة . فهذه طريقة سهلة للتعبير عن أفكارك ،
دون عناء محاولة الكتابة المنمقة . الكتابة لكثير من الناس عمل مضجر ،
ولكن التحدث أسهل طالما أنه ليس أمام جمهور . وغالبا تكون الكتابة أكثر
فاعلية إذا كانت بغرض التصال بين شخصين .
61 ضع مواعيد نهائية يومية . سواء قبلتها أم ل ، فالمواعيد النهائية تزيد
من معدل النتاج . كلما اقتربنا من الموعد النهائى لتمام العمل ، كلما بذلنا
ما فى وسعنا لنهائه، ضع سلسلة من المواعيد النهائية شهريا وأسبوعيا
ويوميا. فكلما اقترب الموعد النهائى كلما بدأ العمل الحقيقى . تعمل
المواعيد النهائية كقوة دفع هامة لزيادة إنتاجك كلما التزمت بها .
62 قف أثناء تحدثك بالهاتف . فالوقوف يجعلك تتحدث فى الموضوع مباشرة
وبسرعة وتكون المكالمة مثمرة . من السهل أن تجلس جلسة قصيرة
ومريحة جدا وعندها ستطول المكالمة .
63 جمع عدد من المهام المتشابهة الصغيرة وقم بها فى نفس الوقت . رد على
كل المكالمات الهاتفية التى تتعلق بموضوع واحد فى اليوم ويفضل القيام
بذلك بعد النتهاء من جدول العمال اليومى . إتمام عدد من المهام
الصغيرة يكون أسهل فى وسط زحام العمل . حيث يساعدك دعم جهودك
على الستفادة القصوى من وقتك . جمع المهام الصغيرة معا مثل العمال
المصرفية والبريد والتسليم والتسلم أو تجديد قاعدة البيانات والرد على
البريد اللكترونى . عندما تجبر على النتقال من نشاط لخر والعودة مرة
أخرى ، فإنك تستهلك الوقت فى محاولة إعادة التركيز والندماج .
64 أدر الجتماعات بكفاءة . أعلن مسبقا عن موعد الجتماع والتزم به .
أغلق الباب لتبدأ الجتماع . ل تحرج ممن يأتى متأخرا . فلتكن معروفا
بأنك ملتزم تماما بمواعيد الجتماعات , وسرعان ما سيتفهم العاملون أنك
رجل أعمال جاد وعندها ستصبح الجتماعات مثمرة . حدد الجتماعات فى
أوقات غير تقليدية من اليوم مثل الساعة 1.50 مساءا أو 3.45 مساءا
مما يساعد على اللتزام بدقة المواعيد .
65 تحدى نفسك . حاول دائما أن تتفوق على نفسك . ركز تفكيرك ليجاد
وسيلة أكثر كفاءة لداء نفس المهمة المكلف بها . وبتحويلها للعبة ، فإنك
تحول حتى أكثر المهام بساطه لثارة ومرح.
66 أكتب قائمة مهامك على صفحة واحدة كبيرة . أكتب كل المهام ، دون
الهتمام بالتسلسل المناسب . بعد تسجيل كل المهام ، حلل 3 مجموعات
مختلفة من المهام ) أ ، ب ، ج ( باستخدام أقلم التعليم الملونة . بمجرد
تقسيمهم ، يمكنك إعادة ترتيبهم بالتسلسل الصحيح بسهولة فى مخططك
اليومى . وبهذه الطريقة ، ستتعرف فى بداية العمل كل يوم ، على المهام
الصعبة التى ستواجهك .
67 جمع كل سجلتك الهامة معا . احتفظ معك بخطة مهام ليوم واحد فقط . ومن
الفضل أن تكون قائمة المهام جزء من جدول أعمالك . احتفظ بالملفات الدائمة
وتجنب وضع الملحظات على الظرف أو قصاصات الورق الصغيرة . واستخدم
ملف خططك لتدوين كل الملحظات . محاولة استخدام أكثر من خطة تزيد من
فرصة نقص النتاج . كما أنك بنقل البيانات تخاطر بفقد عنصر أو خطوة هامة
.
68 فى كل التصالت الهاتفية أدخل إلى الموضوع مباشرة تجنب الثرثرة المضيعة
للوقت . أجعل رسالتك مختصرة ومفيدة بقدر المكان . أدخل فى لب الموضوع
. قدر وأحترم وقت الخرين وسيعاملونك بالمثل .
69 أنشئ سجلت إلكترونية لواجباتك ومسئولياتك. إذا اعتمدت بشكل خاص على
الكمبيوتر للتسجيل باستمرار ، فإنك عاجلً أم أجلً ستنهى حالة الحباط التى
يمكن أن تحطم كل شئ . وقد ينجح استعمال الكمبيوتر أو يفشل . وإذا كان كل
ما تملكه مسجل فقط على الحاسوب دون امتلك مرجع مكتوب ، عندها قد
تواجه الحباط الحقيقى . أعمل مسودة على الورق ، وبالتالى سيكون عندك
مرجع لمنع أى ضياع للمعلومات .
70 فلتكن منجزا وكافئ نفسك بالمدح الجميل . الحياة فى كثير من المور ،
لعبة ذكاء . أحيانا نقوم مع أنفسنا ببعض الخدع واللعاب الصغيرة والتى
يمكن أن تحفز مستويات جديدة من النتاج والنجاز ، تشجيع نفسك بكلمات
إيجابية قليلة كتحية لنجازك يساعدك على إنجاز المزيد .
71 أضف حوافز للتشجيع على بذل المزيد من الجهد . اقطع وعدا لنفسك أو
لفريق عملك ، بعمل شئ ممتع حقا ، إذا وصلت للهدف فى وقت قياسى .
72 احتفظ بخطتك . الحتفاظ بسجل مرئى لتقدمك فى إنجاز مشروعك الصعب
يمكن أن يدفعك لنجاز أكبر . استخدم خطتك كقائمة مراجعة واشطب كل
مهمة يتم إنجازها . مما يساعدك على الستمرار ويبقيك متحفزا ويعطيك
برهان مرئى لنجازك .
73 ليس من الضرورى البدء بتنفيذ أول نقطة . أحيانا يكون من الفضل البدء
بأى نقطة فى المشروع . محاولة التمسك بالبداية تطبيقا لما تعلمته ، قد
يكون ذو نتيجة عكسية . فإن كانت البداية صعبة ، ابتعد عنها وانتقل
مباشرة إلى ما يمكنك القيام به . اختر المهمة السهل ، وقم بها أولً .
وبعدها يصبح إنجاز المهام التالية أسهل .
74 قم بنوع من الجراء المنتج فورا . أعلم أن قمة قوتك فى هذه اللحظة ،
الن ل شئ أهم من اللحظة الحالية ل فى الماضى ول المستقبل . بل أدنى
شك ، الوقت الوحيد الذى تعتمد عليه هى لحظات يومك الحالى . ل
تهدرهم.
75 هئ الشياء التى توفر من بذل الجهد . قم بتجهيز المستندات التى
استعملتها سابقا لنجاز مهام مماثلة ، مرارا وتكرارا ، الملخصات وجداول
العمال والجتماعات والستفتاءات والطلبات المدونة ، كل هذه أمثلة
بسيطة للمستندات التى غالبا ما تستخدم .
76 كن رقيبا على نفسك ، فى اليام التى تحاول فيها التخلص من النقاط
الهامة ، أحكم نفسك وعدل منهجك . اسهل وسيلة لتطوير الحافز الذاتى
هى أن تحتفظ برؤية واضحة لهدفك طوال الوقت . الهدف هو سبب فعل ما
تفعله الن . تذكر الهدف دائما ، شئ تسعى لنجازه ، لكى يعطيك الوقود
اللزم لتخطى الصعوبات .
77 واجه التحديات والصعوبات وجها لوجه . غالبا ما يكون الوقت المحدد
للخطوة الكثر أهمية ل يكفى لتمامها . إذا كان هذا هو الحال ، فإن أفضل
ما تفعله هو أن تستجمع قوتك وتبدأ بالعمل . أعمل بهمة . فعادة ل تكون
المور بالصعوبة التى تتخيلها .
78 كلف آخرين بالعمل كلما أمكن . داوم على المتابعة للتأكد أنهم على الطريق
الصحيح وفى الوقت المحدد . غالبا ما يمكن أن يتولى الخرون المهام
الفردية . فتوظيف طاقات الخرين يمكن أن يكون عونا كبيرا خاصة إذا ما
زودوا بالتوجيهات والتدريبات الكافية .
79 أسس نظام جيد للملفات . ل شئ أكثر إحباطا من معرفتك أنك تملك المواد
ال تى تحتاج ها ولك نك ل ت ستطيع تحد يد مكان ها . وأ حد طرق تأ سيس هذا
النظام هو أن تضع دليل للملفات فى الدراج . ويمكن تصنيفها بنظام
الرقام أو الحروف الهجائية ، طالما أن هناك مكانا يتسع للضافات
المرتبطة بنفس التصنيف . كلما أضفت ملفا جديدا بالدرج ، سجله فى
الدليل . ضع كل شئ فى مكانه المناسب وستجده عندما تحتاجه .
80 احتفظ بخطتك اليومية أو دفتر ملحظاتك بالقرب منك دائما . سجل كل
أفكارك وملحظاتك وأى معلومات أخرى تقفز إلى ذهنك فى أى وقت ،
وغالبا ما يحدث ذلك فى أوقات انشغالك بأعمال أخرى . دون ملحظاتك
الغير هامة والتى تود مشاركة الخرين بها فى نهاية اليوم .
81 اتخذ القرارات بسرعة وحزم . يشترك الذين صنعوا النجاح فى حياتهم فى
صفة اتخاذ القرار السريع والتمسك به . ل تضيع الوقت فى التردد . قدر
الموقف بأفضل ما يمكنك ثم اتخذ القرار . ليست كل القرارات تتخذ بسرعة
، لكن العديد من القرارات اليومية تكون كذلك . كلما مارست ذلك كلما
تحسنت وزادت كفاءتك .
82 اختصر الوقت الذى تقضيه فى تحضير الردود . تعلم أن تستخدم الهاتف
بفاعلية لتوصيل الردود المتأخرة . حاول بقدر المكان استخدام الهاتف
للرد على المراسلت ، فليس من الضرورى الرد على الخطابات والفاكسات
بنفس الطريقة . مكالمة هاتفية صغيرة تؤدى المهمة فى الوقت الذى قد
تستهلكه فى التحضير لرسال الخطاب .
83 حافظ على صحتك العقلية والبدنية . لنها ضرورية للقيام بأفضل إنجاز .
نظم وقتك من أجل حياة أفضل ، فهو يؤدى لصحة جيدة وحياة منظمة .
فأنت تحتاج لصحة جيدة لكى تستمتع بإنجازاتك كما ينبغى . ل شئ أهم
من صحتك . فبقاؤك فى حالة صحية جيدة يعطيك طاقة وقدرة على التحمل
. ويجعلك كذلك أكثر تفتحا وأقل توترا .
84 مارس الرياضة بانتظام . عامل جسدك كميكنة تخضع للصيانة وعندها
ستعمل بشكل أكثر كفاءة ، لفترات أطول . يساعدك أى نوع من الرياضة
المنتظمة على أن تبدو أكثر حيوية ونشاطا . والراحة بعد المجهود
الجسدى يقوى ويعيد بناء الجسم .
85 تعلم القراءة السريعة . فالعديد من الدورات والكتب متوفرة لمساعدتك .
من السهل جدا لمتوسطى السرعة فى القراءة مضاعفة سرعة قراءتهم
بمساعدة بعض الفكار والتقنيات البسيطة . صممت بعض الدورات للذهاب
إلى ما هو أبعد من مضاعفة سرعتك ، لكن ذلك يتطلب الممارسة
المستمرة. مضاعفة سرعة القراءة ستوفر لك نصف الوقت ، مما يتيح لك
المزيد من الوقت لمهام أكثر حيوية .
86 ركز على الهدف فى جميع الوقات . اعرف هدفك . كن مدركا لهدفك
وعندها ستشعر بالنجاز عند إكمال كل مهمة . تذكر ما تسعى إليه بشكل
واضح فى عقلك ، ستدرك عندها أنه من الضرورى العمل بجد لنجاز
العمال .
87 تمسك بجدول أعمالك . مع أنه من الطبيعى أن تظهر أشياء أخرى تعمل
على تشتيت انتباهك ، إل أنك ل يجب أن تنجرف وراءها . عندما يحدث
شئ يشتت النتباه ، لحظه ، سجل تفاصيله ، أجله لوقت آخر . بعد أن
تنهى عمل اليوم الهام ، ارجع إلى ملحظاتك وتعامل مع أسباب المقاطعة .
راقب وقتك .
88 أعر انتباه خاص للشياء الصغيرة . بمرور الوقت تكون تلك الشياء هى
اللحظات التافهة التى تؤدى إلى قلة النتاج على مدار العمر ، تبدو تلك
اليام والساعات والدقائق مدة كبيرة من الزمن كان يمكن أن تستثمرها
بشكل أفضل.
89 طوال يوم العمل ركز اهتمامك دائما على إنجاز أكثر العمال أهمية .
سيجعلك هذا الجراء متميزا عن الباقين . الفاشلون دائما مشغولون جدا ،
لكنهم نادرا ما ينجزون المهام الكثر إنتاجا .
90 أنشئ نظام تنبيه لتذكيرك مسبقا بالمهام القادمة والمناسبات والتواريخ
الخاصة ومواعيد التسليم التنبيه هو رسائل تذكير دورية تصنيفها إلى
جدولك اليومى. حيث يتيح لك كل من التحضير ورسائل التذكير المنتظمة
وقتا للقيام بأى عمل أو مهمة .
91 راقب وقتك فى أسبوع . سجل كل ساعة وكل دقيقة . ثم راجع ما سجلته
فى نهاية السبوع . ارصد عدد الساعات وكيفية استغللها . إذا فرقت
بصدق بين الوقت الذى أنتجت فيه وأوقات النشطة الخرى فى حياتك ،
تأكد أنك ستكتشف فرص مؤكدة للتحسن المؤثر .
92 لحظ متى يجب أن تغير اتجاهك . إذا كانت خطتك أو استراتيجيتك ل تسفر
عن شئ بينما أنت مستمر فى العمل ، توقف وأبدأ التغيير . قلل خسارتك
فى الو قت والطا قة عند ما ل ت سفر مجهودا تك عن شئ . عدل نظر تك .
صحح مسارك .. اتبع طريقه أخرى تؤدى لك المهمة .
93 انتبه للشياء الصغيرة التى تضيع الوقت . توفير دقيقتين كل يوم يصنع
اختلفا كبيرا على مدار العمر . فكر بشكل عملى . ركز على هذه النقطة
جدا . ثم انتبه للوقت الذى تضيغه أمام خزانة ملبسك محاولً تقرير ماذا
ترتدى ، أو فى البحث عن مفاتيح سيارتك عندما تنسى مكانها . حياتك
ليست أكثر من مجموعة من الدقائق والساعات واليام .
94 ضع سجل دقيق للوقت اللزم لتمام كل مشروع أو عمل أو مهمة .
ستساعدك مثل هذه الوثيقة مستقبلً على تقدير الوقت المطلوب . رؤية
خطة مكتوبة للوقت على الورق ستوحى لك فى أغلب الحيان . وستكتشف
الوقات التى يمكن أن تحسن فيها من كفاءتك .
95 قم بالدراسة مسبقا . أعرف متى يسلم المشروع وما يجب عمله لنجاز
الخطوات المحددة . قبل بداية أول خطوة لنجاز العمل ، حدد كل الخطوات
المطلوبة لنجازه . استقطع وقتا لمداخلت الموظفين والعاملين بالمشروع.
وقد تشمل المداخلت المكتبية وزملء العمل والباعة والزبائن . ما الوقت
المطلوب لكل منها ؟ ما العمل الذى يمكن إنجازه فى المكتب ؟ ما هى
المعلومات أو التجهيزات التى قد تستعين بها من مكان آخر ؟ تعطيك
الدراسة السريعة مجالً أفضل للعمل القادم .
96 استثمر وقتك فى إنجاز العمل الحقيقى ذلك العمل الذى سيساعدك على
إنجاز مهمة تلو الخرى . انشغل بعمل كل ما هو مهم ويخص المشروع
الذى أمامك . اترك كل التخطيط والترتيب لنهاية اليوم ، بعد انتهاء العمل
اليومى الهام .
تغلب على عادة التأجيل .
97 قيم المهمة التى تتهرب منها . ما الذى يمنعك للبدء بها؟ غالبا ما تبدو
المهمة شاقة . طريقة التغلب على ذلك هو أن تقسمها إلى مهام صغيرة .
قسم المهمة الكبيرة إلى مهام ثانوية تنجز أسرع وأسهل . قسمها
وستصبح أقل صعوبة . انظر إليها كسلسلة من المهام الصغيرة ، ثم
أنجزهما واحدة تلو الخرى .
98 قدر النتائج . ما أسوأ ما يمكن أن يحدث إذا أجلت أو أخفقت فى إكمال هذه
المهمة ؟ وفى المقابل ؟ ما هى أفضل نتيجة محتملة لنجاز هذا العمل فى
الوقت المحدد ؟ قم الن بالخطوة الصائبة وأبدأ العمل فورا .
99 ابدأ فورا . ابدأ الن . قيم الوضع فى الحال وقم بالخطوة الولى لبدء
العمل. حتى أكثر المهام صعوبة يمكن أن تصبح أكثر سهولة عندما نعقد
العزم ونبدأ بها . ابدأ بتكوين سمعه بقدرتك على إنجاز العمال . فتأجيل
العمل الهام يجعلك تبدو أقل التزاما بالنجاز .
100 أفصح للجميع عن التزامك لتتمسك به . عليك أن تجد شخصا مما تكون
محرجا منه إن لم تفي بالتزامك . شارك هذا الشخص فى هدفك وتوقيتك
لنجازه . ثم ابدأ بالعمل مباشرة . إعلن التزامك يجبرك علي أن تكون
مسئولً . ستكون أقل تضييعا للوقت وأكثر حرصا على تحطيم الوقت
القياسى وعمل المهام الضرورية .
101 قم بأى شئ يساعدك على القتراب من إنجاز مميز لمهمتك . افتح ذلك
الملف ، اتصل بأول رقم على قائمتك ، أو حتى اكتب السطر الول فى
رسالتك أو كل ما يمكن أن يساعدك على الستمرار ، وبهذا تبدأ
الندماج بالعمل .
102 فكر قبل أن تفعل . إذا واجهت صعوبة فى البدء ، خذ خمس دقائق للتفكير
فى الموضوع أولً . ابحث عن أسباب التأجيل . حفز نفسك لتحليل سبب
تأخيرك هذا المشروع . ثم واجه هذا السبب . واجه مخاوفك باتخاذ
إجراء إيجابي .
103 قم بعمل ما أجلته أولً . أنجز هذه المهمة المزعجة فى بداية اليوم .
وعندما تكتمل ستشعر بالنشاط وسيكون باقى اليوم سهلً .
104 انتبه للعذار التى تتخذها لرجاء بعض المهام ، من أجل مهام أخرى .
أرجع دائما للخطوة الكثر أهمية فى هذه اللحظة وأعمل على إنجازها . من
السهل الوقوع فى فخ العمل بجد أكثر لنجاز مهمة أخرى كوسيلة لتجنب
عمل ما يجب عمله فعلً . تحكم فى نفسك وعدل طريقة عملك .
105 روح عن نفسك . ابعد الملل وحول العمل للعبة مرحة . تحدى نفسك
لتحطيم رقمك القياسى فى السرعة أو لتصبح أكثر كفاءة ، أو ليجاد طرق
أكثر إنتاجا لنجاز هذه المهمة . وعندها تحسن معدل إنتاجك ، استمتع
قليلً ، أكمل هذا العمل الممل وقد تكتشف شئ ثورى حقيقى يمكن أن يغير
من تفكيرك التقليدى .
106 أعرف ماهية أسباب تأخيرك ثم أتخذ بعض الجراءات . خذ بعض الوقت
وتحدث مع نفسك قبل القيام بشئ ما قد يكون صعبا أو غير مناسب أو
مضجر جدا ؟ استمع إلى صوتك الداخلى لكن كن مستعدا لنهائه إذا منعك
عن عمل الشياء المهمة . نادرا ما تكون المهمة صعبة كما تبدو . عادة
يكون " التحضير للعمل أسوأ من العمل نفسه " .
107 غير موقفك تجاه هذه المهمة أو أى مهمة بحيث تصبح أكثر قابلية
لنجازها. امنع نفسك عن الشكوى من العمل الذى يجب أن تقوم به ،
وأجعل هذا التغيير ثابتا . فقد تضيع معظم الوقت لتحفيز نفسك للقيام
بمهمة ما بينما يكون من السهل إنجازها بمجرد البدء بها .
108 اكتشف سبب تأجيلك للعمل . وتلك بعض السباب الرئيسية للتأجيل :
أ قد تبدو أشياء أخرى أكثر أهمية .
ب قد تبدو المهمة مضجرة بحيث يكون من السهل عمل شئ آخر .
ج قلة ثقة الشخص فى قدرته على إنجاز المهمة .
109 أعد تخطيط المهام المضجرة لجعلها أكثر قبولً لنجازها . ما من شئ فى
حد ذاته يكون جيد أو سئ . إنما التفكير تجاه هذا الشئ هو الذى
يجعله كذلك . وما من شئ سهل ول صعب حتى نقرر نحن ذلك . كيفية
نظرتك للمهمة هى التى تحدث فرقا كبيرا . أنظر إليها بشكل إيجابى
وستنجزها أسرع وبقبول أكثر . وعندما تتقن هذه المهارة ،
ستقهر وسواس التأجيل .
110 حول المهمة إلى عمل شيق وعندها سيصبح إنجازها أسهل . لننا ل نؤجل
عمل الشياء التى تشعرنا بالراحة . اجعلها متعة . اخلق منها تحدى أو
منافسة . حولها إلى مغامرة مثيرة . فى أغلب الحيان يكون الرهاق
الجسدي هو سبب التأجيل . وفر بيئة مريحة بقدر المكان وعندها سيهدأ
اللم وتنساه وتعمل على إنجاز المهمة .
111 تخيل أن المهمة قد اكتملت بنجاح . عزز مشاعر البهجة بالنجاح والنجاز.
واحتفظ بهذه التجارب الحسية فى عقلك واسترجعها من وقت لخر .
استرجع هذه الحاسيس وسيعمل العقل على تنفيذها واقعيا .
112 أعمل قائمتين على ورقة واحدة . قم أولً بتقسيم الصفحة طوليا إلى
عمودين متساويين . على اليسار، أكتب كل أسباب تأجيل المهمة . وعلى
اليمين ، أكتب أسباب القيام بها . والن قم بلعبة صغيرة . ل تحاول
تكديس السباب التى تبدو فى مصلحة القيام بالعمل ، لن هذه خطوة
واختيار خاطئ ، والحمق وحده هو من يحاول عمل ذلك .
113 هاجم المشكلة معتبرا نفسك سيد الموقف . فكر بأشخاص تعرفهم وتعجب
بإنجازاتهم . والن ، تخيل أنك كل هؤلء الشخاص . كيف سيواجهون
الموقف ؟ ما الجراء الذى سيتخذوه ؟ وماذا سيفعلون لنجاز العمل ؟ ثم
لخص الخطوات التى قام بها الشخص المميز الذى أكمل المهمة الموكلة
إليه. وعندها اتبع خطواته
التفكير
1 ل يوجد وقت كافي لعمل كل شئ ، تقبل هذه الحقيقة ببساطه . لذا من
الضروري التركيز على الشياء الكثر أهمية . وإذا فعلت ذلك فى كل من
عملك وحياتك الشخصية ، فإنك ستنجز أكثر بحسن إدارة الوقت .
2 صفى ذهنك . اهدأ . وركز على مهمتك . تجاهل أي شئ آخر . فالتوتر
الزائد يجعل مهمتك تبدو أصعب مما هى عليه . يمكنك التحكم فى صفائك
الذهنى بحيث ل تجعل الضغوط الخارجية تؤثر عليك . تفهم جيدا ما يجب
عليك فعله وقم به فى هدوء وراحة وثقة .
3 ل تحاول أن تنشد الكمال . فمن السهل أن تقع فى فخ المحاولت لجعل
العمل أفضل قليلً . لكن فى أغلب الحيان تؤثر محاولت تحسين العمل فى
النتيجة العامة ، بالضافة إلى زيادة استهلك الوقت والمجهود بدون داعى .
4 تقبل عيوب إنتاجك لنها طبيعة بشرية . فمن الغير مفيد لوم نفسك .
وعندما يقل معدل إنتاجك فإنك تحتاج للتوقف وإعادة التفكير . ل تفكر فى
محاولتك الفاشلة السابقة ، تقبلها لنها ببساطة طبيعة البشر . واصل
عملك .
5 تعامل مع مكان عملك كموقع للنتاج . هيئ ذهنك للتفكير فى مكتبك كمكان
لنجاز المهام ، فكر باستمرار بهذه الطريقة ، وستجد نفسك أكثر إنتاجا
كلما تواجدت هناك . خصص مكان آخر للعمال والحداث والنشطة القل
أهمية . وأجعل مكان عملك حصريا للنشطة الكثر أهمية .
التخطيط
6 ج هز قائ مة بالمهام ال تى ي جب إنجاز ها. أدرج ب ها كل الفكار ال تى ترد
لذهنك. تكمن الفكرة فى أن تدون كل شئ على الورق . ل تتوقف لصياغة
أسلوبك أو للتفكير فى أحد النقاط . كل ما عليك هو الستمرار فى كتابة
القائمة حتى تكتمل .
7 درج قائمتك تبعا للهمية . وأسهل طريقة للقيام بذلك هى تصنيف كل مادة
إلى ثلثة أقسام رئيسية :
أ عاجل وهام. ب هام وليس عاجل. ج ل هام ول عاجل.
النقاط ) أ ( هى الكثر أهمية لذلك تأخذ الولوية القصوى دائما .
والنقاط )ب ( تليها فى الهمية .
أما ) ج ( فل تستحق تضييع الوقت بها .
اتخاذ الوقت اللزم لتحديد الولويات سيساعدك على إنجاز المهام واحدة
تلو الخرى ، دون التوقف لتحديد أهمية الخطوات لنجاز المهمة .
8 خمن بإحساسك أكثر الخطوات أهمية ، فإنه نادرا ما يخذلك .
9 قم وببساطه بحذف أي خطوه غير هامة مدرجه بالقائمة . اسأل نفسك " ما
هو أسوأ ما يمكن حدوثه إن أسقطت هذه كليا من القائمة ؟ . وإن رأيت
أنك تستطيع تحمل النتائج دون خسارة ، احذفها فورا .
10 أجل المهام الغير ملحة لصالح الكثر إلحاحا . فليس من الضرورى عمل كل
شئ الن . أحيانا يعطل العمل من قبل الممولين أو المنفذين أو المستفيدين
أنفسهم . احذف ما استطعت ، ثم استغل هذا الوقت لتنفيذ الخطوات الكثر
إلحاحا لنجاز المهمة .
11 طور عادة تدوين خطه على الورق لنجاز المهام ، سواء كانت كبيرة أم
صغيرة . فالنجاح الذى يتمتع به الكثيرون يرجع إلى دقة تخطيط حياتهم .
ارسم طريقك ثم أسلكه هكذا ، عمل بسيط لكن فعال جدا .
12 استثمار الوقت عامل مطلوب لنجاز كل مهمة على قائمتك . احسب الوقت
اللزم لنجاز كل مهمة مثل السفر والمقابلت والتخطيط .. إلخ . ل تنسى
إضافة وقت ضائع للوقت الفعلى لنجاز هذه المهام .
13 توقف وفكر فيما تخطط له . كيف يمكن إنجازه بشكل أكثر فاعلية ؟
استغرق دقائق معدودة لتلخيص وبلورة وتبرير خططك . فالخلصة
البسيطة تغنيك عن ساعات من التردد .
14 حدد أهدافك . اكتبها واجعلها أمامك . حدد ما تعمل من أجله . سجل
أهدافك فى خطتك اليومية وارجع إليها باستمرار . ثم ضع تسلسل زمنى
منطقى لنجاز كل هدف .
15 ضع خطه مرنه لكل مشروع . سجل الهدف المراد إنجازه فى قمة القائمة .
يمكن تقييم كل مهمة إلى خطوات لكل منها ميعاد نهائى لنجازها . الفكرة
من الخطة المرنة هى أن تقسم الخطوات باستمرار لخطوات أصغر ، وفى
كل سلسلة قم بتدريج العمال حسب الهمية . تزودك الخطة المرنة بحلول
للمواقف الحرجة مما يؤدى مباشرة لنجاز مهمتك .
16 خطط لكل ساعة من عملك اليومى . حدد أوقات لمهام جدولك اليومى . أعطى
لكل مهمة الوقت اللزم لنجازها . استغل وقتك لمعالجة المور ذات الولوية .
وإذا انتهيت من المهمة مبكرا ، ابدأ مباشرة فى إنجاز التالية . استغل الوقات
التى تكون فيها فى ذروة طاقتك لنجاز المهام الكثر إلحاحا. وكلما أكثرت من
استعمال تقنية الوقت المحدد لكل مهمة ، كلما أصبحت أكثر مهارة فى تحديد
الوقت المطلوب .
17 استعد جيدا قبل كل اجتماع . ضع هدف محدد لكل اجتماع . أجعل
المجتمعين متوقعين بالضبط ما المطلوب من كل منهم . أخطرهم بجدول
العمال مسبقا، وبهذا يمكن أن يساهم كل الحاضرين بشكل أكثر فاعلية .
قبل نهاية الجتماع يجب أن يكون كل شخص قد أدى مهمته السابقة
ويكلف بمهمة جديدة . أظهر التزامك لقيمة أوقات الحاضرين بإنهاء
الجتماع فى الوقت المحدد .
18 ركز . حتى وإن كنت مطالب بإنجاز ) 101 ( مشروع ، يجب أن تعمل على
زيادة مجهودك . هناك الكثير من الغراءات التى تصرف انتباهك . الكثير
من الشياء الشيقة لتعملها والماكن لتذهب إليها والناس لتختلط بهم ،
فبإمكانك قضاء وقتك بعدة طرق أخرى . لكن إذا أردت أن تنجز فما عليك
إل أن تركز على ما هو أكثر أهمية ، هكذا ببساطه .
19 فى نهاية اليوم اقضي 10 دقائق للتحضير لعمل الغد . اكتب قائمة
بأولويات اليوم التالى مسبقا . سيوفر لك هذا وقتا ثمينا فى الصباح .
يمكنك أن تدخل مباشرة فى عملك دون الحاجة لعمل قوائم واختيارات .
إتباع هذه الستراتيجية يضمن لك استغلل اليوم من أوله والعمل على
إنجاز أكثر المهام أولوية .
20 حدد باستمرار الوقت اللزم لنجاز كل مهمة . عندما تبدأ فى إنجاز
المهام ، فإنك تحتاج للعمل دون أى عوائق وعندها ستشعر بحدوث النتائج
المطلوبة بشكل أسرع .
21 قسم الهداف إلى مهام أساسية . ل يهم إن كان الهدف كبيرا أم صغيرا . أى هدف قد
يبدو مثل حلم بعيد المنال حتى تبدأ فى تقسيمه إلى خطوات عمل صغيرة جدا يمكن أن
تبدأ بها فى الحال . تقسيم الهدف إلى مهام أساسية يجعلك تنجز خطوات توصلك إلى
ما كنت تحلم به . إذا فشلت فى عمل هذا، ستصبح أهدافك أحلما بعيدة المنال .
22 أعط كل مهمة الوقت الكافى لنجازها ، هذه هى الطريقة الصحيحة . إنك
تحتاج لنهاء المهمة بالشكل الصحيح من أول محاولة حتى ل تتعرض
لضغوط تسارع الوقت المحدد . فلن تستفيد شيئا من تكرار العمل مرتين .
23 حدد خطوات عملك قبل أن تبدأ . خذ وقتك فى عمل خلصة سريعة
للمشروع . قسمه إلى خطوات . وقم بتحديد الوقت . دقيقة واحدة من
التخطيط الفعال تغنيك عن ساعة من التفكير . فالتلخيص الجيد للمشروع
هو خريطتك لنجازه بنجاح .
24 عد ملف رئيسى لمواعيد التسليم النهائية . اعرف أين تقف فى أى وقت
فيما يتعلق بأى مشروع تنجزه . كن مدركا لماهية الخطوات ومتى يجب أن
تنجز. الغرض من ملف مواعيد التسليم النهائية هو أن يساعدك فى
اللتزام وتنظيم كل موعد نهائى بشكل مناسب . وعندما يبدو لك أن الموعد
النهائى ليس ببعيد ، فمن الفضل أن تبدأ فورا بالعمل على المشروع .
25 توقع ما ل يتوقع . انتبه للتأخيرات عندما يشترك معك آخرون بمشروعك
. إن خططت لها ستكون أقل إحباطا وقادرا على اللتزام بالموعد النهائى .
كن واضحا مع الخرين حول ما يجب أن يفعلوه ومتى ؟ لكن عليك إدراك
أنه ما من أحد غيرك ملزم بالنجاز . راجع بشكل دورى بدلً من النتظار
للدقائق الخيرة وهذه هى الوسيلة المثلى لتبقى على الطريق الصحيح .
26 ضع خططك لتطوير زيادة قليلة جدا فى معدل إنتاجك اليومى . التركيز على
التحسن القليل يؤدى إلى تحسن ثابت كل يوم . اتخذ قرارا رفع إنتاجك
الشخصى بنسبة مئوية صغيرة يوميا . قد يجعلك هذا حذرا فى التخطيط ،
لكن تزايد معدل النتاج سيكون كبيرا كما أنك ستصبح أكثر كفاءة .
27 ضع الخطط التفصيلية المكتوبة للمشاريع الكبر . أكتب خلصة تتضمن
نقاط تحدد اتجاه كل خطوه على طول الطريق . أجعل النقاط واضحة
ومفصله كما لو أنك تخطط لتنفيذ شئ آخر . إذا حصلت على المساعدة ،
يمكنك عمليا إنجاز خطوات إضافية. أما إذا كنت تقوم بالمشروع كله
بنفسك، فليس عليك أن تقف وسط العمل لتدرس الخطوة العملية القادمة .
28 أفسح وقتا إضافيا لبعض التأخيرات الروتينية المؤكدة الحدوث . عندما
15 % زيادة فى الوقت . : تحدد نشاطك اليومى إعطى نفسك من 10
القيام بمثل هذا التدبير للوقت سيجعلك أكثر فاعلية وأقل إرهاقا .
التنظيم
29 هيئ مكتبك لتقوم بأداء عالى وكفء. الكثير من الضوء الطبيعى بقدر
المستطاع، مساحة فارغة كافية على المكتب ، كرسى مريح ، وأى شئ
تحتاجه لداء المهمة المطلوبة على أكمل وجه .
30 ضع كل شئ فى مكانه . فى نهاية اليوم ، أفرغ مكتبك وارجع كل ملف أو
مستند لمكانه المعهود . بهذه الطريقة ستجد كل شئ فى مكانه عندما
تحتاجه فى المرة القادمة .
31 قبل أن تبدأ المشروع ، أحرص على توفر الساسيات أجمع كل المواد التى
تحتاج إليها مسبقا . بالنسبة للكاتب قد تكون هذه المواد مجموعة أبحاث .
وبالنسبة لعامل البناء قد تكون أدوات ومواد البناء التى يحتاجها . جهز ما
تحتاجه مسبقا لتندمج بالعمل دون انقطاع حتى تكمل مهمتك .
32 تفادى تكديس الورق فوق مكتبك . أحفظه لتعرف مكانه بالضبط . وقلل
عدد مرات استخدامك لكل ورقة .
33 استفد من كل المصادر القي مة ال تى أما مك . يمك نك العتماد على حدسك
الخاص للوصول إلى ما تحتاج ، دون تضييع الوقت فى البحث ومن
الفضل ال ستعانة ب سكرتير للب حث عن المعلومات . أشياء م ثل الرش يف
الحكومى والنترنت والدليل التجارى قد تكون ذو قيمة كبيرة كمصادر
للمعلومات دون تضييع الوقت . استخرج هذه المصادر .
ابدأ فوراً
34 قم اليوم بوضع قائمة للغد . يكون معظمنا أقل إنتاجا فى نهاية اليوم .
عندما ترى أن أكثر المهام صعوبة لهذا اليوم قد اكتملت، فإنه وقت
الستعداد لليوم التالى . من الفضل أن تحتفظ بجدول أعمالك فى ملف
مخططك اليومى أو تجمعها كلها على شكل كتيب . بهذه الطريقة سيكون
لديك دائما كل العمال والنشطة اليومية . تحضير جدول أعمالك فى وقت
سابق يجعلك تبدأ بداية أفضل فى يومك الجديد . ويجعلك أيضا تفكر
بالخطوات التالية .
35 ابدأ كل صباح على مكتب نظيف . وفى المساء قبل أن تنصرف تخلص من
أى تراكم للعمل . إن داومت على تنظيف مكتبك كعادة يومية ضمن عملك
اليومى ، ستقهر أى عقبه تؤدى إلى الفوضى وتمنعك من التفكير الواضح
المبدع . ببساطه ، ل يمكنك القيام بأداء مميز إذا واجهت كل من العمل
الكتابى ، ومجموعة من المهام التى يجب أن تنجز فى وقت واحد .
36 قم بعمل أبغض المهام أولً . وذلك عند ما تواجه بقائمة من المهام
الثقيلة ، قم بالكثر بغضا واحدة تلو الخرى . ستشعر بعد ذلك أن كل ما
يأتى لحقا سهل . وستشعر أنك ل تقهر باقى اليوم .
ابدأ فورا
37 . اتخذ شعار " قم بعملك الن " . وإن لم تبدأ فلن تنتهى . إذا
انتظرت انتظام بعض المور ، فقد تفقدها كلها . إنجاز بعض الخطوات كل
يوم يصل بك إلى تحقيق هدفك . ل تؤجل عملك . قم به الن .
38 كن دقيقا . طور دقة المواعيد إلى عادة . وفى وقت قصير جدا ستنجز أكثر من
غيرك ب 97 % . الدقة فى المواعيد ستجعلك تبدو ملتزما ويوفر لك الوقت
والمال . ويجعلك كذلك تحترم وقت الخرين . حضورك للعمل مبكرا يتيح لك
الفرصة للتعرف على الموظفين والمدادات الجديدة ، ويتيح لك وقتا للراحة ،
ووقت للستعداد الذهنى أو حتى على القل وقت لمراجعة ملحظاتك .
39 استفد من البداية المبكرة فى الصباح . استيقظ ساعة مبكرا عن المعتاد
وأستغل هذه الساعة للقيام بأفضل أداء . جرب هذا لمدة شهر وستدهش
لما يمكن أن تفعله هذه الساعة لك . إنها وسيلة سهلة لكسب فوائد مميزة.
40 ابدأ كل مشروع بخطوة إيجابية . ابدأ بعمل شئ هام وستشعر بالنجاز
الذى سيساعدك على إكمال يومك . ابدأ قائمتك اليومية بالمهام أو العمال
البسيطة وقم بوضع خطة عمل مفصلة للمهام الكثر تعقيدا . تذكر هذه
الفكرة البسيطة فى بداية كل مهمة أو مشروع وستبدأ بداية موفقه كل
مرة.
.
41 إذا توفر لديك وقت إضافى أعمل فيه على الخطوة الكثر أهمية . لنها هى التى
تعطيك القيمة العلى أو المردود الكبر . اسأل نفسك باستمرار
" ما هو الستثمار المثل لوقتى ، الن ؟ وعندها قم بأكثر العمال إنتاجية .
42 واصل التركيز على أي خطوة مهملة ذات أولوية . أعمل عليها باستمرار .
واصل العمل عليها بقدر ما تستطيع دون أن تشتت تركيزك، ل يهم مدى
صعوبتها أو بغضها أو التحدى الذى سيواجهك . وغالبا ما يتطلب ذلك أن تكون
ذو إرادة قوية ، ولكن النتيجة تستحق هذا العناء .
43 انتقل للخطوة التالية في الهمية على قائمتك. ركز انتباهك 100 % على هذه
المهمة حتى تكتمل . إذا ما أنجزتها أو بذلت فيها أقصى جهد ممكن ، انتقل إلى
المهمة التى تليها على قائمتك . واحدة تلو الخرى ، هكذا ستنهى مهماتك ،
وأعمل دائما على إنجاز الكثر أهمية .
44 أن جز المهام ال تى تعود عل يك بقي مة مميزة . إع طى المهام ال سهلة الباق ية ل من
يؤديها . وهذه وسيلة فعالة جدا لرفع معدل النتاج . قم بالمهام الرئيسية التى
ستنجزها أ نت ف قط بأفضل ما يم كن . مه ما كا نت مهار تك وتجرب تك وخبر تك
عليك استغللها عمليا ، بما تحتاجه المهمة . استثمر وقتك وخبرتك بحكمة .
دقق فى كل مهمة وقرر أى من المكانات المتاحة أكثر فاعلية لنجازها .
45 حول وقتك لفعال منتجة . حدد الوقت الذى تكون فيه أكثر إنتاجية ، استجمع كل
قوتك ، ثم قم بالعمل . استخدم الوقات القل فى معدلت النتاج للرد على
المكالمات الهاتفية أو إرسال الفاكسات أو للجتماعات وإدارة المناقشات. ل
يمكن لحد أن يحافظ على معدل إنتاج مرتفع طوال اليوم . يمكن السر فى أن
تعرف أكثر أوقاتك نشاطا . وتقوم فيها بما هو أكثر أهمية من متطلبات العمل .
46 استخدم الكمبيوتر بكفاءة . أتبع عادة كتابة الشياء مرة واحدة ثم قم بتحريرها
عند الضرورة على الشاشة . تجنب كتابة الملحظات التحضيرية باليد والتى
تحتاج لتسجيلها على الكمبيوتر فيما بعد . تعلم استخدام قواعد البيانات
ومخططات المشاريع وبرامج الجدولة وأى برنامج يفيد عملك وأداءك.
47 وفر وقتك . أنجز المهام بأقل الخسائر .كلما قلت الخطوات المطلوبة لنجاز
مهمة ما كلما كان أفضل . أعمل على رفع كفاءتك من خلل استقطاع دقائق أو
حتى ثوانى من أعمال روتينية . أنتبه إلى الخطوات المعقدة والغير هامة
والمبالغ بمعالجتها مما يضاعف العمل .
48 نوع من حجم المهام لتتفادى الجهاد . بدلً من تناول مشروعين فى أربعة
ساعات ، قم بواحد تلو الخر ، قسمهم إلى مهام تنجز كل واحدة فى 30 دقيقة
. حاول أن ترتب مهامك من الصغير للكبير ، عندها ستشعر بالنجاز وتكون أقل
خمولً فى آخر اليوم .
49 تحد نفسك لنهاء المهام المدرجة على جدول أعمالك . ابحث باستمرار عن أكثر
وأسرع وأفضل الوسائل إنتاجا للقيام بالمهام . ثم كافئ نفسك لزيادة معدل
النتاج .
50 أبذل جهدك لزيادة معدل التحسن . التحسن القليل والثابت فى المجهود والنتائج
ينتج عنه اختلف كبير على المدى البعيد . كل ما تحتاجه هو أن تحسن من
أدائك أكثر من المعتاد قليلً وباستمرار وعندهاستكون فى قمة ال 5% من
العاملين الكثر إنجازا .
51 طور أداءك فى العمل . ل تؤجل عمل اليوم إلى الغد . أبدأ فى العمل فورا
وستنجز خلل عشر سنوات ما ينجزه الخرون طوال حياتهم . قم بعملك الن
وستشعر بإحساس النجاز الرائع . كيفية استثمارك لوقتك تحدد نوعية حياتك
التى تصنعها .
52 حدد ما تريد إنجازه أكثر من أى شئ أخر . ما هى الخطوة الولى على قائمتك
أو الهدف الكثر أهمية والذى يجب إنجازه الن . تلك هى المهمة التى تحتاج
التركيز عليها . اتبع هذه الوسيلة أولً . وعندها تستطيع إنجاز كل ما تحتاجه ،
ولكن بشرط عمل كل مهمة على حدة .
53 قم بزيادة إنجازك بالنتقال فورا للمهمة التالية . كلما أنجزت مهمة تلو الخرى ،
كلما تضاعفت احتمالية زيادة إنتاجك . فالنجاح يولد نجاح . كل مهمة تنتهى
بنجاح تزيد من حماسك وتعزز من ثقتك لنجاز المزيد . كل إنجاز ناجح يعزز
من قدرتك على مواجهة التحدى التالى . قم بعمل كل خطوة على حده ثم انتقل
للتالية فورا .
54 حول أنشطتك اليومية الساسية إلى عادة قوية . فالعادة هى شئ تقوم به
تلقائيا ، دون تحكم العقل الواعى . كل واحد منا لديه مهام بغيضه أو مقيتة ،
ومع ذلك هامة . بمجرد أن تصبح عادة ، سيسهل تحملها . وليس عليك حينها
أن تتوقف وتفكر بها .
55 غير العادات القديمة عديمة الفائدة إلى عادات مفيدة . قرر أن تستثمر وقتك
بفاعلية أكثر ، وابدأ من اليوم وسيلحظ الخرون قدرتك على إنجاز الشياء
المهملة . سيقدرونك أكثر علوة على أنك تستطيع الستمتاع بوقت فراغك .
56 تخيل أن لديك نصف يوم فقط لنجاز عمل يوم كامل . ماذا ستفعل ؟ بماذا ستبدأ؟
ما الذى يجب أن يقدم وما يمكن أن يأتى لحقا؟ عندما تفاجأ بقلة الوقت المتاح
أمامك للعمل ، فإنك مضطر لوضع خطة على أعلى مستوى من الكفاءة .
وسائل وتقنيات وخطوات
فاعلة .
57 ابتعد عن المقاطعات الشخصية . عندما تؤدى عملك ، فإن آخر ما تحتاجه
هى التدخلت الغير ضرورية . يحدث أكبر إنجاز عند ازدياد حماسك
واندماجك بالعمل كلما اقتربت نحو النتيجة الناجحة . يمكن أن تعيق
المقاطعات نجاحك . لذا ل تدعها تحدث . استخدم وسائل عدم الزعاج مثل
علمات على الباب أو البريد الصوتى . وإن كنت مضطرا ابحث عن مكان
بعيد للعمل حيث ل يجدك الخرون . أو غير أوقاتك لتكون فى قمة نشاطك
حيث ل يكون وقت الذروة عند الخرين .
58 تعلم أن تتجاهل المهام التى ل تؤدى لنتائج . فما أسهل أن تشغل نفسك
بعمل أقل أهمية . إن كانت الخطوة غير هامة اليوم ، فل تضيع وقتك بها ،
كلما ابتعدت عن المهام القل إنتاجا ، كلما كنت منتجا .
59 الغ أى سفر غير ضرورى . استخدم التكنولوجيا الحديثة التى توفر الوقت.
إن كان فى المكان استخدام الهاتف أو الفاكس أو البريد اللكترونى
للتعامل مع قضايا اليوم الهامة . تجنب الزيارات الشخصية لتوفير المزيد
من الوقت ورفع معدل النتاج .
60 سجل أفكارك على مسجل ، أو استعمل برامج الصوت فى الكمبيوتر ، ثم
حرر الكلمات إلى صيغة ملئمة . فهذه طريقة سهلة للتعبير عن أفكارك ،
دون عناء محاولة الكتابة المنمقة . الكتابة لكثير من الناس عمل مضجر ،
ولكن التحدث أسهل طالما أنه ليس أمام جمهور . وغالبا تكون الكتابة أكثر
فاعلية إذا كانت بغرض التصال بين شخصين .
61 ضع مواعيد نهائية يومية . سواء قبلتها أم ل ، فالمواعيد النهائية تزيد
من معدل النتاج . كلما اقتربنا من الموعد النهائى لتمام العمل ، كلما بذلنا
ما فى وسعنا لنهائه، ضع سلسلة من المواعيد النهائية شهريا وأسبوعيا
ويوميا. فكلما اقترب الموعد النهائى كلما بدأ العمل الحقيقى . تعمل
المواعيد النهائية كقوة دفع هامة لزيادة إنتاجك كلما التزمت بها .
62 قف أثناء تحدثك بالهاتف . فالوقوف يجعلك تتحدث فى الموضوع مباشرة
وبسرعة وتكون المكالمة مثمرة . من السهل أن تجلس جلسة قصيرة
ومريحة جدا وعندها ستطول المكالمة .
63 جمع عدد من المهام المتشابهة الصغيرة وقم بها فى نفس الوقت . رد على
كل المكالمات الهاتفية التى تتعلق بموضوع واحد فى اليوم ويفضل القيام
بذلك بعد النتهاء من جدول العمال اليومى . إتمام عدد من المهام
الصغيرة يكون أسهل فى وسط زحام العمل . حيث يساعدك دعم جهودك
على الستفادة القصوى من وقتك . جمع المهام الصغيرة معا مثل العمال
المصرفية والبريد والتسليم والتسلم أو تجديد قاعدة البيانات والرد على
البريد اللكترونى . عندما تجبر على النتقال من نشاط لخر والعودة مرة
أخرى ، فإنك تستهلك الوقت فى محاولة إعادة التركيز والندماج .
64 أدر الجتماعات بكفاءة . أعلن مسبقا عن موعد الجتماع والتزم به .
أغلق الباب لتبدأ الجتماع . ل تحرج ممن يأتى متأخرا . فلتكن معروفا
بأنك ملتزم تماما بمواعيد الجتماعات , وسرعان ما سيتفهم العاملون أنك
رجل أعمال جاد وعندها ستصبح الجتماعات مثمرة . حدد الجتماعات فى
أوقات غير تقليدية من اليوم مثل الساعة 1.50 مساءا أو 3.45 مساءا
مما يساعد على اللتزام بدقة المواعيد .
65 تحدى نفسك . حاول دائما أن تتفوق على نفسك . ركز تفكيرك ليجاد
وسيلة أكثر كفاءة لداء نفس المهمة المكلف بها . وبتحويلها للعبة ، فإنك
تحول حتى أكثر المهام بساطه لثارة ومرح.
66 أكتب قائمة مهامك على صفحة واحدة كبيرة . أكتب كل المهام ، دون
الهتمام بالتسلسل المناسب . بعد تسجيل كل المهام ، حلل 3 مجموعات
مختلفة من المهام ) أ ، ب ، ج ( باستخدام أقلم التعليم الملونة . بمجرد
تقسيمهم ، يمكنك إعادة ترتيبهم بالتسلسل الصحيح بسهولة فى مخططك
اليومى . وبهذه الطريقة ، ستتعرف فى بداية العمل كل يوم ، على المهام
الصعبة التى ستواجهك .
67 جمع كل سجلتك الهامة معا . احتفظ معك بخطة مهام ليوم واحد فقط . ومن
الفضل أن تكون قائمة المهام جزء من جدول أعمالك . احتفظ بالملفات الدائمة
وتجنب وضع الملحظات على الظرف أو قصاصات الورق الصغيرة . واستخدم
ملف خططك لتدوين كل الملحظات . محاولة استخدام أكثر من خطة تزيد من
فرصة نقص النتاج . كما أنك بنقل البيانات تخاطر بفقد عنصر أو خطوة هامة
.
68 فى كل التصالت الهاتفية أدخل إلى الموضوع مباشرة تجنب الثرثرة المضيعة
للوقت . أجعل رسالتك مختصرة ومفيدة بقدر المكان . أدخل فى لب الموضوع
. قدر وأحترم وقت الخرين وسيعاملونك بالمثل .
69 أنشئ سجلت إلكترونية لواجباتك ومسئولياتك. إذا اعتمدت بشكل خاص على
الكمبيوتر للتسجيل باستمرار ، فإنك عاجلً أم أجلً ستنهى حالة الحباط التى
يمكن أن تحطم كل شئ . وقد ينجح استعمال الكمبيوتر أو يفشل . وإذا كان كل
ما تملكه مسجل فقط على الحاسوب دون امتلك مرجع مكتوب ، عندها قد
تواجه الحباط الحقيقى . أعمل مسودة على الورق ، وبالتالى سيكون عندك
مرجع لمنع أى ضياع للمعلومات .
70 فلتكن منجزا وكافئ نفسك بالمدح الجميل . الحياة فى كثير من المور ،
لعبة ذكاء . أحيانا نقوم مع أنفسنا ببعض الخدع واللعاب الصغيرة والتى
يمكن أن تحفز مستويات جديدة من النتاج والنجاز ، تشجيع نفسك بكلمات
إيجابية قليلة كتحية لنجازك يساعدك على إنجاز المزيد .
71 أضف حوافز للتشجيع على بذل المزيد من الجهد . اقطع وعدا لنفسك أو
لفريق عملك ، بعمل شئ ممتع حقا ، إذا وصلت للهدف فى وقت قياسى .
72 احتفظ بخطتك . الحتفاظ بسجل مرئى لتقدمك فى إنجاز مشروعك الصعب
يمكن أن يدفعك لنجاز أكبر . استخدم خطتك كقائمة مراجعة واشطب كل
مهمة يتم إنجازها . مما يساعدك على الستمرار ويبقيك متحفزا ويعطيك
برهان مرئى لنجازك .
73 ليس من الضرورى البدء بتنفيذ أول نقطة . أحيانا يكون من الفضل البدء
بأى نقطة فى المشروع . محاولة التمسك بالبداية تطبيقا لما تعلمته ، قد
يكون ذو نتيجة عكسية . فإن كانت البداية صعبة ، ابتعد عنها وانتقل
مباشرة إلى ما يمكنك القيام به . اختر المهمة السهل ، وقم بها أولً .
وبعدها يصبح إنجاز المهام التالية أسهل .
74 قم بنوع من الجراء المنتج فورا . أعلم أن قمة قوتك فى هذه اللحظة ،
الن ل شئ أهم من اللحظة الحالية ل فى الماضى ول المستقبل . بل أدنى
شك ، الوقت الوحيد الذى تعتمد عليه هى لحظات يومك الحالى . ل
تهدرهم.
75 هئ الشياء التى توفر من بذل الجهد . قم بتجهيز المستندات التى
استعملتها سابقا لنجاز مهام مماثلة ، مرارا وتكرارا ، الملخصات وجداول
العمال والجتماعات والستفتاءات والطلبات المدونة ، كل هذه أمثلة
بسيطة للمستندات التى غالبا ما تستخدم .
76 كن رقيبا على نفسك ، فى اليام التى تحاول فيها التخلص من النقاط
الهامة ، أحكم نفسك وعدل منهجك . اسهل وسيلة لتطوير الحافز الذاتى
هى أن تحتفظ برؤية واضحة لهدفك طوال الوقت . الهدف هو سبب فعل ما
تفعله الن . تذكر الهدف دائما ، شئ تسعى لنجازه ، لكى يعطيك الوقود
اللزم لتخطى الصعوبات .
77 واجه التحديات والصعوبات وجها لوجه . غالبا ما يكون الوقت المحدد
للخطوة الكثر أهمية ل يكفى لتمامها . إذا كان هذا هو الحال ، فإن أفضل
ما تفعله هو أن تستجمع قوتك وتبدأ بالعمل . أعمل بهمة . فعادة ل تكون
المور بالصعوبة التى تتخيلها .
78 كلف آخرين بالعمل كلما أمكن . داوم على المتابعة للتأكد أنهم على الطريق
الصحيح وفى الوقت المحدد . غالبا ما يمكن أن يتولى الخرون المهام
الفردية . فتوظيف طاقات الخرين يمكن أن يكون عونا كبيرا خاصة إذا ما
زودوا بالتوجيهات والتدريبات الكافية .
79 أسس نظام جيد للملفات . ل شئ أكثر إحباطا من معرفتك أنك تملك المواد
ال تى تحتاج ها ولك نك ل ت ستطيع تحد يد مكان ها . وأ حد طرق تأ سيس هذا
النظام هو أن تضع دليل للملفات فى الدراج . ويمكن تصنيفها بنظام
الرقام أو الحروف الهجائية ، طالما أن هناك مكانا يتسع للضافات
المرتبطة بنفس التصنيف . كلما أضفت ملفا جديدا بالدرج ، سجله فى
الدليل . ضع كل شئ فى مكانه المناسب وستجده عندما تحتاجه .
80 احتفظ بخطتك اليومية أو دفتر ملحظاتك بالقرب منك دائما . سجل كل
أفكارك وملحظاتك وأى معلومات أخرى تقفز إلى ذهنك فى أى وقت ،
وغالبا ما يحدث ذلك فى أوقات انشغالك بأعمال أخرى . دون ملحظاتك
الغير هامة والتى تود مشاركة الخرين بها فى نهاية اليوم .
81 اتخذ القرارات بسرعة وحزم . يشترك الذين صنعوا النجاح فى حياتهم فى
صفة اتخاذ القرار السريع والتمسك به . ل تضيع الوقت فى التردد . قدر
الموقف بأفضل ما يمكنك ثم اتخذ القرار . ليست كل القرارات تتخذ بسرعة
، لكن العديد من القرارات اليومية تكون كذلك . كلما مارست ذلك كلما
تحسنت وزادت كفاءتك .
82 اختصر الوقت الذى تقضيه فى تحضير الردود . تعلم أن تستخدم الهاتف
بفاعلية لتوصيل الردود المتأخرة . حاول بقدر المكان استخدام الهاتف
للرد على المراسلت ، فليس من الضرورى الرد على الخطابات والفاكسات
بنفس الطريقة . مكالمة هاتفية صغيرة تؤدى المهمة فى الوقت الذى قد
تستهلكه فى التحضير لرسال الخطاب .
83 حافظ على صحتك العقلية والبدنية . لنها ضرورية للقيام بأفضل إنجاز .
نظم وقتك من أجل حياة أفضل ، فهو يؤدى لصحة جيدة وحياة منظمة .
فأنت تحتاج لصحة جيدة لكى تستمتع بإنجازاتك كما ينبغى . ل شئ أهم
من صحتك . فبقاؤك فى حالة صحية جيدة يعطيك طاقة وقدرة على التحمل
. ويجعلك كذلك أكثر تفتحا وأقل توترا .
84 مارس الرياضة بانتظام . عامل جسدك كميكنة تخضع للصيانة وعندها
ستعمل بشكل أكثر كفاءة ، لفترات أطول . يساعدك أى نوع من الرياضة
المنتظمة على أن تبدو أكثر حيوية ونشاطا . والراحة بعد المجهود
الجسدى يقوى ويعيد بناء الجسم .
85 تعلم القراءة السريعة . فالعديد من الدورات والكتب متوفرة لمساعدتك .
من السهل جدا لمتوسطى السرعة فى القراءة مضاعفة سرعة قراءتهم
بمساعدة بعض الفكار والتقنيات البسيطة . صممت بعض الدورات للذهاب
إلى ما هو أبعد من مضاعفة سرعتك ، لكن ذلك يتطلب الممارسة
المستمرة. مضاعفة سرعة القراءة ستوفر لك نصف الوقت ، مما يتيح لك
المزيد من الوقت لمهام أكثر حيوية .
86 ركز على الهدف فى جميع الوقات . اعرف هدفك . كن مدركا لهدفك
وعندها ستشعر بالنجاز عند إكمال كل مهمة . تذكر ما تسعى إليه بشكل
واضح فى عقلك ، ستدرك عندها أنه من الضرورى العمل بجد لنجاز
العمال .
87 تمسك بجدول أعمالك . مع أنه من الطبيعى أن تظهر أشياء أخرى تعمل
على تشتيت انتباهك ، إل أنك ل يجب أن تنجرف وراءها . عندما يحدث
شئ يشتت النتباه ، لحظه ، سجل تفاصيله ، أجله لوقت آخر . بعد أن
تنهى عمل اليوم الهام ، ارجع إلى ملحظاتك وتعامل مع أسباب المقاطعة .
راقب وقتك .
88 أعر انتباه خاص للشياء الصغيرة . بمرور الوقت تكون تلك الشياء هى
اللحظات التافهة التى تؤدى إلى قلة النتاج على مدار العمر ، تبدو تلك
اليام والساعات والدقائق مدة كبيرة من الزمن كان يمكن أن تستثمرها
بشكل أفضل.
89 طوال يوم العمل ركز اهتمامك دائما على إنجاز أكثر العمال أهمية .
سيجعلك هذا الجراء متميزا عن الباقين . الفاشلون دائما مشغولون جدا ،
لكنهم نادرا ما ينجزون المهام الكثر إنتاجا .
90 أنشئ نظام تنبيه لتذكيرك مسبقا بالمهام القادمة والمناسبات والتواريخ
الخاصة ومواعيد التسليم التنبيه هو رسائل تذكير دورية تصنيفها إلى
جدولك اليومى. حيث يتيح لك كل من التحضير ورسائل التذكير المنتظمة
وقتا للقيام بأى عمل أو مهمة .
91 راقب وقتك فى أسبوع . سجل كل ساعة وكل دقيقة . ثم راجع ما سجلته
فى نهاية السبوع . ارصد عدد الساعات وكيفية استغللها . إذا فرقت
بصدق بين الوقت الذى أنتجت فيه وأوقات النشطة الخرى فى حياتك ،
تأكد أنك ستكتشف فرص مؤكدة للتحسن المؤثر .
92 لحظ متى يجب أن تغير اتجاهك . إذا كانت خطتك أو استراتيجيتك ل تسفر
عن شئ بينما أنت مستمر فى العمل ، توقف وأبدأ التغيير . قلل خسارتك
فى الو قت والطا قة عند ما ل ت سفر مجهودا تك عن شئ . عدل نظر تك .
صحح مسارك .. اتبع طريقه أخرى تؤدى لك المهمة .
93 انتبه للشياء الصغيرة التى تضيع الوقت . توفير دقيقتين كل يوم يصنع
اختلفا كبيرا على مدار العمر . فكر بشكل عملى . ركز على هذه النقطة
جدا . ثم انتبه للوقت الذى تضيغه أمام خزانة ملبسك محاولً تقرير ماذا
ترتدى ، أو فى البحث عن مفاتيح سيارتك عندما تنسى مكانها . حياتك
ليست أكثر من مجموعة من الدقائق والساعات واليام .
94 ضع سجل دقيق للوقت اللزم لتمام كل مشروع أو عمل أو مهمة .
ستساعدك مثل هذه الوثيقة مستقبلً على تقدير الوقت المطلوب . رؤية
خطة مكتوبة للوقت على الورق ستوحى لك فى أغلب الحيان . وستكتشف
الوقات التى يمكن أن تحسن فيها من كفاءتك .
95 قم بالدراسة مسبقا . أعرف متى يسلم المشروع وما يجب عمله لنجاز
الخطوات المحددة . قبل بداية أول خطوة لنجاز العمل ، حدد كل الخطوات
المطلوبة لنجازه . استقطع وقتا لمداخلت الموظفين والعاملين بالمشروع.
وقد تشمل المداخلت المكتبية وزملء العمل والباعة والزبائن . ما الوقت
المطلوب لكل منها ؟ ما العمل الذى يمكن إنجازه فى المكتب ؟ ما هى
المعلومات أو التجهيزات التى قد تستعين بها من مكان آخر ؟ تعطيك
الدراسة السريعة مجالً أفضل للعمل القادم .
96 استثمر وقتك فى إنجاز العمل الحقيقى ذلك العمل الذى سيساعدك على
إنجاز مهمة تلو الخرى . انشغل بعمل كل ما هو مهم ويخص المشروع
الذى أمامك . اترك كل التخطيط والترتيب لنهاية اليوم ، بعد انتهاء العمل
اليومى الهام .
تغلب على عادة التأجيل .
97 قيم المهمة التى تتهرب منها . ما الذى يمنعك للبدء بها؟ غالبا ما تبدو
المهمة شاقة . طريقة التغلب على ذلك هو أن تقسمها إلى مهام صغيرة .
قسم المهمة الكبيرة إلى مهام ثانوية تنجز أسرع وأسهل . قسمها
وستصبح أقل صعوبة . انظر إليها كسلسلة من المهام الصغيرة ، ثم
أنجزهما واحدة تلو الخرى .
98 قدر النتائج . ما أسوأ ما يمكن أن يحدث إذا أجلت أو أخفقت فى إكمال هذه
المهمة ؟ وفى المقابل ؟ ما هى أفضل نتيجة محتملة لنجاز هذا العمل فى
الوقت المحدد ؟ قم الن بالخطوة الصائبة وأبدأ العمل فورا .
99 ابدأ فورا . ابدأ الن . قيم الوضع فى الحال وقم بالخطوة الولى لبدء
العمل. حتى أكثر المهام صعوبة يمكن أن تصبح أكثر سهولة عندما نعقد
العزم ونبدأ بها . ابدأ بتكوين سمعه بقدرتك على إنجاز العمال . فتأجيل
العمل الهام يجعلك تبدو أقل التزاما بالنجاز .
100 أفصح للجميع عن التزامك لتتمسك به . عليك أن تجد شخصا مما تكون
محرجا منه إن لم تفي بالتزامك . شارك هذا الشخص فى هدفك وتوقيتك
لنجازه . ثم ابدأ بالعمل مباشرة . إعلن التزامك يجبرك علي أن تكون
مسئولً . ستكون أقل تضييعا للوقت وأكثر حرصا على تحطيم الوقت
القياسى وعمل المهام الضرورية .
101 قم بأى شئ يساعدك على القتراب من إنجاز مميز لمهمتك . افتح ذلك
الملف ، اتصل بأول رقم على قائمتك ، أو حتى اكتب السطر الول فى
رسالتك أو كل ما يمكن أن يساعدك على الستمرار ، وبهذا تبدأ
الندماج بالعمل .
102 فكر قبل أن تفعل . إذا واجهت صعوبة فى البدء ، خذ خمس دقائق للتفكير
فى الموضوع أولً . ابحث عن أسباب التأجيل . حفز نفسك لتحليل سبب
تأخيرك هذا المشروع . ثم واجه هذا السبب . واجه مخاوفك باتخاذ
إجراء إيجابي .
103 قم بعمل ما أجلته أولً . أنجز هذه المهمة المزعجة فى بداية اليوم .
وعندما تكتمل ستشعر بالنشاط وسيكون باقى اليوم سهلً .
104 انتبه للعذار التى تتخذها لرجاء بعض المهام ، من أجل مهام أخرى .
أرجع دائما للخطوة الكثر أهمية فى هذه اللحظة وأعمل على إنجازها . من
السهل الوقوع فى فخ العمل بجد أكثر لنجاز مهمة أخرى كوسيلة لتجنب
عمل ما يجب عمله فعلً . تحكم فى نفسك وعدل طريقة عملك .
105 روح عن نفسك . ابعد الملل وحول العمل للعبة مرحة . تحدى نفسك
لتحطيم رقمك القياسى فى السرعة أو لتصبح أكثر كفاءة ، أو ليجاد طرق
أكثر إنتاجا لنجاز هذه المهمة . وعندها تحسن معدل إنتاجك ، استمتع
قليلً ، أكمل هذا العمل الممل وقد تكتشف شئ ثورى حقيقى يمكن أن يغير
من تفكيرك التقليدى .
106 أعرف ماهية أسباب تأخيرك ثم أتخذ بعض الجراءات . خذ بعض الوقت
وتحدث مع نفسك قبل القيام بشئ ما قد يكون صعبا أو غير مناسب أو
مضجر جدا ؟ استمع إلى صوتك الداخلى لكن كن مستعدا لنهائه إذا منعك
عن عمل الشياء المهمة . نادرا ما تكون المهمة صعبة كما تبدو . عادة
يكون " التحضير للعمل أسوأ من العمل نفسه " .
107 غير موقفك تجاه هذه المهمة أو أى مهمة بحيث تصبح أكثر قابلية
لنجازها. امنع نفسك عن الشكوى من العمل الذى يجب أن تقوم به ،
وأجعل هذا التغيير ثابتا . فقد تضيع معظم الوقت لتحفيز نفسك للقيام
بمهمة ما بينما يكون من السهل إنجازها بمجرد البدء بها .
108 اكتشف سبب تأجيلك للعمل . وتلك بعض السباب الرئيسية للتأجيل :
أ قد تبدو أشياء أخرى أكثر أهمية .
ب قد تبدو المهمة مضجرة بحيث يكون من السهل عمل شئ آخر .
ج قلة ثقة الشخص فى قدرته على إنجاز المهمة .
109 أعد تخطيط المهام المضجرة لجعلها أكثر قبولً لنجازها . ما من شئ فى
حد ذاته يكون جيد أو سئ . إنما التفكير تجاه هذا الشئ هو الذى
يجعله كذلك . وما من شئ سهل ول صعب حتى نقرر نحن ذلك . كيفية
نظرتك للمهمة هى التى تحدث فرقا كبيرا . أنظر إليها بشكل إيجابى
وستنجزها أسرع وبقبول أكثر . وعندما تتقن هذه المهارة ،
ستقهر وسواس التأجيل .
110 حول المهمة إلى عمل شيق وعندها سيصبح إنجازها أسهل . لننا ل نؤجل
عمل الشياء التى تشعرنا بالراحة . اجعلها متعة . اخلق منها تحدى أو
منافسة . حولها إلى مغامرة مثيرة . فى أغلب الحيان يكون الرهاق
الجسدي هو سبب التأجيل . وفر بيئة مريحة بقدر المكان وعندها سيهدأ
اللم وتنساه وتعمل على إنجاز المهمة .
111 تخيل أن المهمة قد اكتملت بنجاح . عزز مشاعر البهجة بالنجاح والنجاز.
واحتفظ بهذه التجارب الحسية فى عقلك واسترجعها من وقت لخر .
استرجع هذه الحاسيس وسيعمل العقل على تنفيذها واقعيا .
112 أعمل قائمتين على ورقة واحدة . قم أولً بتقسيم الصفحة طوليا إلى
عمودين متساويين . على اليسار، أكتب كل أسباب تأجيل المهمة . وعلى
اليمين ، أكتب أسباب القيام بها . والن قم بلعبة صغيرة . ل تحاول
تكديس السباب التى تبدو فى مصلحة القيام بالعمل ، لن هذه خطوة
واختيار خاطئ ، والحمق وحده هو من يحاول عمل ذلك .
113 هاجم المشكلة معتبرا نفسك سيد الموقف . فكر بأشخاص تعرفهم وتعجب
بإنجازاتهم . والن ، تخيل أنك كل هؤلء الشخاص . كيف سيواجهون
الموقف ؟ ما الجراء الذى سيتخذوه ؟ وماذا سيفعلون لنجاز العمل ؟ ثم
لخص الخطوات التى قام بها الشخص المميز الذى أكمل المهمة الموكلة
إليه. وعندها اتبع خطواته